מהרשימה לאישורי ההגעה
הסטטוס יושב על אותה הזמנה: אישרו, לא מגיעים, אולי, תשובה חלקית, או טרם השיבו. ככה אישורי ההגעה לא חיים בקובץ אחר. בחתונה, אותו מבנה מתואר גם בעמוד אישורי הגעה לחתונה.
כל המוזמנים שלכם במקום אחד
ניהול מוזמנים מתחיל ברשימה שאפשר לסמוך עליה: מי הוזמן, באיזה טלפון, לאיזו קבוצה הוא שייך, וכמה אנשים באים איתו. מכאן יוצאים אישורי ההגעה וסידורי ההושבה.
מתחילים מרשימה מסודרת
לא חייבים להקליד את כולם מחדש, ולא חייבים להישאר בקובץ שאף אחד לא יודע איזו גרסה שלו עדכנית.
ייבוא או הוספה
מייבאים Excel או CSV, מוסיפים הזמנה ידנית, או בוחרים אנשי קשר במכשיר שתומך בכך.
פרטים שצריך באמת
שם, טלפון, ומספר המוזמנים בהזמנה. אפשר להוסיף קבוצה וקשר אם זה עוזר לכם לסדר את הרשימה.
תיקון במקום
מספר שהשתנה, שם שהתעדכן, או אדם שנוסף לבית — מעדכנים על אותה הזמנה.
גם כשהרשימה גדלה, נשאר ברור איפה כל אחד
אין כאן הבטחה למספר אורחים מסוים. יש כלים למצוא אדם גם כשהרשימה כבר לא נכנסת במבט אחד.
חיפוש
מחפשים לפי שם או טלפון. אם מקלידים שם של קבוצה, אפשר להגיע גם דרכו.
סינון לפי תשובה
מסננים למי שאישר, מי שסירב, מי שעוד לא בטוח, ומי שעדיין לא השיב.
מיון
אפשר למיין לפי שם, לפי סטטוס ההגעה, או לפי מספר המוזמנים.
קבוצות וקשרים
חתונה, בר מצווה או אירוע חברה לא מתחלקים אותו דבר. לכן הקבוצות הן שמות שאתם נותנים, לא רשימה סגורה.
קבוצה יכולה להיות משפחת החתן, צוות מהעבודה, או כיתה. בנוסף לשם הקבוצה יש שדה קשר חופשי על ההזמנה עצמה. מי שלא שויך נשאר ״ללא קבוצה״, כדי שלא ייעלם בין השאר.
ומשם לסידורי ההושבה
כשמגיעים ל סידורי ההושבה, משבצים את ההזמנות שכבר קיימות. רואים כמה אנשים בכל הזמנה, ומי עדיין בלי שולחן.
שאלות על רשימת המוזמנים
איך מנהלים רשימת מוזמנים לחתונה?
פותחים אירוע ובונים רשימה אחת. כל שורה היא הזמנה: שם, טלפון, כמה אנשים היא כוללת, ובמידת הצורך קבוצה וקשר. אותה רשימה משמשת גם לאישורי הגעה וגם להושבה.
האם אפשר לייבא רשימת מוזמנים מאקסל?
כן. אפשר לייבא קובץ Excel או CSV. העמודות המוכרות כוללות שם, טלפון, מספר מוזמנים, קבוצה וקשר. אפשר גם להוסיף מוזמנים ידנית, ובמכשירים שתומכים בזה לבחור אנשי קשר מהטלפון.
האם אפשר לחלק מוזמנים לקבוצות?
כן. יוצרים קבוצות ונותנים להן שם, למשל משפחה, חברים או עבודה. לכל הזמנה אפשר גם לרשום קשר חופשי. מי שלא שויך לקבוצה נשאר מסומן כ״ללא קבוצה״.
איך יודעים מי אישר הגעה?
על כל הזמנה רואים אם אישרו, סירבו, עוד לא בטוחים, ענו חלקית, או שעדיין לא השיבו. אפשר לסנן את הרשימה לפי הסטטוס, ולחפש לפי שם, טלפון או שם קבוצה.
האם רשימת המוזמנים מתחברת לסידורי ההושבה?
כן. לא מייצאים את הרשימה כדי להתחיל הושבה. משבצים את אותן הזמנות לשולחנות, ורואים מי עדיין לא שובץ.